Опишіть фактичний процес
Не починайте з інструкції, яка існує лише на папері. Пройдіть реальний шлях разом із людьми, які виконують роботу: звідки надходить інформація, де приймається рішення, що відбувається у виняткових ситуаціях. Саме розрив між формальним і реальним процесом найчастіше створює проблеми після запуску.
Визначте ролі й джерело правди
Для кожного етапу має бути зрозуміло, хто відповідає за дію, які дані потрібні і де зберігається актуальний статус. Якщо одна цифра має різні значення в кількох таблицях, автоматизація лише швидше розповсюдить помилку. Спочатку домовтеся про правила даних.
Зафіксуйте результат і межі першої версії
Виберіть показник, який має змінитися: час обробки, кількість ручних дій, частота помилок або швидкість відповіді. Потім обмежте перший реліз одним робочим контуром. Це дозволяє перевірити логіку на практиці й розвивати систему на основі реального використання.